○北名古屋水道企業団文書取扱規程
昭和52年4月1日
規程第3号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 収受及び配付(第5条―第8条)
第3章 文書の処理(第9条―第22条)
第4章 文書の発送(第23条―第33条)
第5章 文書の整理及び保存(第34条―第37条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 北名古屋水道企業団の文書について必要な事項は別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(課長の職務)
第3条 課長は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱者)
第4条 課長の文書事務を補助するため、各課に文書取扱者を置くことができる。
2 文書取扱者は、各課の職員のうちから、当該課の課長が命ずる。
3 文書取扱者は、課における文書の整理及び保管の状況を常に把握し、文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。
第2章 収受及び配付
(収受の事務)
第5条 文書はすべて総務課において収受する。
2 各課において直接に受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は速やかに総務課に回付しなければならない。
3 勤務時間外に到着した文書は、北名古屋水道企業団当直規程(昭和44年西春日井郡東部水道企業団規程第5号)の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除きすべて総務課に引き継がなければならない。
4 郵便等に係る料金が未納又は不足の郵便物は、その料金を支払い、収受することができる。
(収受した文書の分類等)
第6条 収受した文書は、封皮に「親展」と表示されているものその他秘密の取扱いを要する旨の指定のあるもの(以下「秘密文書」という。)を除き、封のあるものは、これを開封したうえ、内容を審査し、文書等収受簿により整理を要するものと、請求書、領収書、見積書、軽易な報告書、定期刊行物、送状その他軽易な文書で文書等収受簿により整理を要しないもの(以下「軽易文書」という。)とに分類しなければならない。
2 前項の規定により整理を要する文書は、当該文書の左上欄外に受付印(第2号様式)を押印するとともに、文書等収受簿に必要な事項を記載のうえ、課別に分類しなければならない。ただし、電磁的記録について北名古屋水道企業団電子決裁システムを使用して行う業務等に関する規程(令和5年北名古屋水道企業団規程第2号)に基づき決裁する場合は、受付印の押印を省略することができる。
3 軽易文書は当該文書の左上欄外に、受付印を押印した後課別に分類しなければならない。
4 秘密文書は開封せず封皮の左下に受付印及び「秘」印を押印し、文書等収受簿に必要事項を記載しなければならない。
5 通貨、金券及び物品を添付した文書は前3項の規定による取扱いのほか軽易な文書を除き通貨、金券及び物品添付の旨を文書等収受簿に記載しなければならない。
6 電報は、その余白に収受印を押し、文書等収受簿に必要な事項を記載しなければならない。
7 審査請求書、異議申立書又は嘱託書その他文書到達の日時が権利の得喪に関係のあるものは、その封皮に収受の年月日及び時刻を明記し、取扱者がこれに認印し文書等収受簿に必要な事項と到達の日時を記載しなければならない。
(文書収受の特例)
第7条 定例かつ軽易な同一案件で窓口事務を所掌する課において、常時大量に収受する文書に限り総務課長の承認を得て直接当該課で収受することができる。この場合においては当該課で受付印(第5号様式)を押さなければならない。ただし、電磁的記録について北名古屋水道企業団電子決裁システムを使用して行う業務等に関する規程(令和5年北名古屋水道企業団規程第2号)に基づき決裁する場合は、受付印の押印を省略することができる。
(文書の配付)
第8条 文書は、軽易文書を除き関係課の文書取扱者に交付しなければならない。
2 秘密文書は、「親展」と表示のあるものは名宛人、その他のものは関係課の文書取扱者に直接交付しなければならない。
3 文書に添付された通貨及び金券は、文書等収受簿に通貨、金券の別及び金額を記入しなければならない。
4 文書に添付された物品は、文書等収受簿に物品の種類、品目及び数量を記入したうえ文書取扱者に交付しなければならない。
5 電報は、関係課長に直接交付しなければならない。
6 数課に関係のある文書又は物品は最も関係の深いと認められる課の属する課に配付しなければならない。
7 他の課に配付すべきものと認められる文書又は物品の配付を受けた課の文書取扱者は、速やかに当該文書又は物品を総務課に返付するものとし、総務課は、その旨を記入し、更に配付の手続をとらなければならない。
第3章 文書の処理
(配付を受けた文書の処理)
第9条 課の文書取扱者は、文書の配付を受けたときは、直ちに主務課長に配付しなければならない。
2 主務課長は、文書を自ら処理するものを除き、主務総括主査を経て事務担当者に対し直ちに処理するよう指示しなければならない。ただし、事務の性質上直ちに処理することができないときは専決事項に属するものを除き、その文書の欄外に「一応供覧」の朱印を押して、企業長に供覧し、その指示又は承認を受けなければならない。
3 重要又は異例の文書については、その処理に先立って、企業長の指示を受けなければならない。
(起案)
第10条 事案を起案するときは、起案用紙(第9号様式)によって行う。ただし、軽易又は定例的なものは、当該収受文書の余白に記載して処理することができる。
2 起案は、口語体及び常用漢字並びに現代仮名遣いを用い文書は平明簡易、字面は、明瞭にしなければならない。
3 内容の不備等により差出人に返付を要する文書は、その理由を付し、差出人に返付する。
(起案理由及び関係書類)
第11条 回議書(意思決定を受けるべき一切の文書をいう。以下同じ。)には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、軽易又は定例的なものについては、これを省略することができる。
(例文処理)
第12条 次の各号に掲げるもののうち常例の文案によることができる事案で、施行文をあらかじめ印刷することができるものについては、起案の際は、一定の帳簿により、又は起案用紙に文案を印刷し、若しくはその記載を省略して処理することができる。
(1) 定例的な照会、回答、通知、達及び指令
(2) 法令の規定により様式から定められているもの
(3) その他総務課長が適当と認めるもの
(文書の記号及び番号)
第13条 文書整理記号(以下「記号」という。)は、当該文書の属する暦年(会計関係文書については、会計年度)を示す数字の次に、次の各号により、関係課を表示する漢字1字を加える。秘密文書は、関係課名を表示する漢字の次に「秘」1字を加える。
(1) 総務課 総
(2) 料金課 料
(3) 工務課 工
2 文書整理番号(以下「番号」という。)は、各記号ごとに、毎年1月1日(会計関係文書については4月1日)に始まり、12月31日(会計関係文書については翌年3月31日)に終る。ただし、同一事案に属する往復文書は、特に総務課長において必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。
3 条例、規則、規程、告示、公表、要綱、訓令、訓及び内訓の文書は、文書処理の年度に従い、総務課において毎年それぞれ順位番号をつけ、令達番号簿(第12号様式)に登載しなければならない。
(特別取扱いの表示)
第14条 回議書には、必要に応じて、「親展」、「書留」、「配達証明」、「小包」、「速達」、「葉書」、「電報」、「広報登載」等を施行上の特別取扱いの欄に明記しなければならない。
2 機密を要するものは、右上欄外に「秘」の朱印を押し、機密の保持に留意しなければならない。
(文書の日付)
第15条 文書の日付は、総務課長が特に必要と認めたものを除き、施行の日を用いるものとする。
2 発送文書中特に発送の日付を指定しようとするものについては、回議書の発送の欄にその旨を明記しなければならない。
(決裁区分)
第16条 回議書には、次の決裁区分を表示しなければならない。
甲 企業長の決裁を要するもの
乙 局長の専決事項に属するもの
丙 次長の専決事項に属するもの
丁 課長の専決事項に属するもの
(文書の発信者名)
第17条 外部に対する発信文書の発信名は、企業長名を原則とし、必要により企業団名によることができる。ただし、軽易な事項の照会又は回答文書については、局長名、課長名、庁内連絡文書等にあっては、各課長名を用いることができる。
(起案者の署名又は押印)
第18条 起案者は、起案年月日を記入したうえ、起案者の欄に署名し又は押印しなければならない。
(決裁)
第19条 回議書はその事案に関係ある課員に回議する。回議書について異議がある者は、起案者に協議し、協議が整ったときは、起案者が訂正する。協議が整わないときは、異議のある者が異議の要旨を記載した紙片を添付して課長に提出する。
2 課長は、案を審査し、必要と認めるときは、訂正又は再起案を命じ、又は自ら訂正したうえ、専決事項に属するものは決裁し、その他のものは、上司に提出する。
3 他課に関係あるものは、上司に提出するに先立って関係課に合議する。
4 合議を受けた関係課において、異議があるときは、速やかに主務課と協議し、協議が整ったときは、主務課において訂正又は再起案をする。協議が整わないときは、異議のある課において、異議の要旨を記載した紙片を添付して主務課に返付する。この場合においては、主務課は上司の指示を受けなければならない。
5 回議又は合議を受けた者は、回議用紙に記載された所定欄に認印を押し、又は署名することにより表示しなければならない。
6 回議書を訂正する場合においては、訂正者は、訂正箇所に押印しなければならない。
(代決の方法)
第20条 職員が代決しようとする場合は、決裁欄に代決の表示をし、押印しなければならない。
(重要文書の取扱)
第21条 回議書の内容が緊急を要するもの、重要なもの又は秘密を要するものであるときは、持回りで回議及び合議をしなければならない。
(回議書の再回)
第22条 関係課において合議を受けた回議書の経過を知ろうとするときは、回議書の右上欄外に「要再回」と表示し再回要求者が押印しなければならない。
2 決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)で前項の表示のあるものはその施行に先立って、これを関係課に回示しなければならない。再回を求められないものについて、決裁の趣旨が合議した際の回議書の趣旨と異なったものであるときも、また同様とする。
3 再回を受けた文書は、直ちに処理し要求者が閲了年月日を記入のうえ主務課に返付しなければならない。
4 他課に合議した回議書が廃案となったときは、その旨関係課に通知しなければならない。
第4章 文書の発送
(文書の施行等)
第23条 起案者は、文書を施行しようとするときは、原議とともに、郵送をするものについては、宛先を記載した封筒を添えて文書取扱者に提出する。
(公印)
第24条 発送文書は、北名古屋水道企業団公印規程(昭和52年西春日井郡東部水道企業団規程第4号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、庁内連絡文書及び軽易な文書は、公印の押印を省略することができる。
(契印)
第25条 総務課長が特に重要と認める文書については、原議に契印しなければならない。
(文書の発送)
第26条 文書取扱者は、文書を発送するときは、郵便等又は使送の別に分類し、主務課において処理しなければならない。
2 前項において発送文書が親展、書留、速達、配達証明等特別扱いを必要とするものはその旨表示しなければならない。
(発送の方法)
第27条 前条の規定により送付を受けた文書は、主務課において種別、量目及び特殊郵便区分別に取りまとめて、所定の簿冊に必要な事項を記載したのち発送又は発信の手続をとらなければならない。
(広報登載による文書の施行)
第28条 広報に登載して文書を施行するときは、北名古屋水道企業団広報発行規則(昭和44年西春日井郡東部水道企業団規則第3号)の定めるところによる。
(電子メールの利用)
第29条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。
(対象機関等)
第31条 前条の施行文書の相手方は、電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
2 電子メール、ホームページ等による簡易な照会等があった場合においては、相手方が文書での回答を希望する等特別な事情があるときを除き、前項の電子メールを利用して施行することについて同意を得たものとみなすことができる。
(施行)
第32条 電子メールを利用する施行文書は、総務課長が別に定める方法により送信しなければならない。
2 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
(収受)
第33条 課長は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち、文書と特定したものを速やかに出力し、電子メールの文書であることを明示したのち、前条の規定の例により処理するものとする。
第5章 文書の整理及び保存
(文書整理の原則)
第34条 文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にし、重要なものは、天災地変に際し速やかに持ち出せるようにあらかじめ準備しなければならない。
(担当者の文書の整理)
第35条 担当者は、常に未処理文書及び完結文書を次の各号により区分整理しなければならない。
(1) 未処理文書は、一定の場所に整理保管し、常に文書の所在を明らかにしなければならない。
(2) 完結した文書は、処理経過及び分類、種別について、その完否を確認したうえ、速やかに文書取扱者に引き継がなければならない。
(文書の完結)
第36条 文書取扱者は、完結文書の引き継ぎを受けたときは、当該文書に完結年月日を記入のうえ、文書件名簿に所要事項を記入して整理しなければならない。
(文書の保存)
第37条 文書の引継、編さん、保存などについては、別に定める。
附則
この規程は、公布の日から施行し、昭和52年4月1日から適用する。
附則(昭和62年4月23日規程第4号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成2年11月1日規程第9号)
この規程は、平成3年1月1日から施行する。
附則(平成2年12月27日規程第13号)
この規程は、平成3年1月1日から施行する。
附則(平成3年3月22日規程第2号)
この規程は、公布の日から施行し、平成3年1月1日から適用する。
附則(平成7年3月24日規程第2号)
この規程は、平成7年4月1日から施行する。
附則(平成9年3月13日規程第1号)抄
1 この規程は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月15日規程第1号)
この規程は、平成18年3月20日から施行する。
附則(平成19年3月16日規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月19日規程第5号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月17日規程第1号)抄
1 この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月25日規程第1号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和5年2月28日規程第3号)
令和5年3月1日から施行し、改正後の北名古屋水道企業団文書取扱規程第6条第1項の規定は、令和5年1月1日から適用する。
第3号様式 削除
第4号様式 削除
第6号様式 削除
第7号様式 削除
第8号様式 削除
第10号様式 削除
第11号様式 削除
第13号様式 削除
第14号様式 削除
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