○北名古屋水道企業団文書編さん保存規程
昭和44年10月1日
規程第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、北名古屋水道企業団における文書の編さん保存について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程で「文書」とは、企業団の公文書、図書、官報、県公報その他一切の書類をいう。
第3条 文書の分類は、次により定める。
(1) 文書は、各課別に類別すること。
第1種 永年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 1年保存
(3) 文書の保存年限は、完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(文書の編さん)
第4条 文書の編さんは、次に掲げる基準による。
(1) 会計年度ごとに区分し、これにより難いものにあっては、暦年ごとに処分完結の順序に編さんすること。
(2) 1件の文書で数事件に関連するものは、主たる事件の属する簿冊(保存年限の長期のもの)に編さんすること。
(3) 1年分の文書の厚さが4センチメートルに満たないときは数年分合わせて編さんし、9センチメートルを超えるときは分離できない場合を除き、分割して編さんすること。
(4) 削除
(5) 簿冊には、表紙を調製し、簿冊名票(第4号様式)を付けること。
(6) 編さんされた文書の背表紙は、次の区分により色分けすること。
永年保存 赤色
10年保存 黄色
5年保存 青色
1年保存 白色
2 臨時の事件に関する文書で前項の規定によることができないものは、総務課に合議して、特別の取扱いをすることができる。
(簿冊の引継)
第5条 文書は毎年6月末日までに編さんし、簿冊引継書(第5号様式)とともに総務課に引き継がなければならない。ただし、例規等の文書で事務処理上規範となるもの又は執務のため常に閲覧する必要のある簿冊は、総務課長の承認を得て各課で保管することができる。
(保存文書の閲覧)
第7条 書庫に収蔵した文書(以下「保存文書」という。)は、総務課長の承認を得なければ閲覧することができない。
(保存文書の転貸及び持出の禁止)
第8条 借覧中の保存文書は、転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
(保存文書の閲覧及び謄写の禁止)
第9条 保存文書は、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、企業長の許可を得たときはこの限りでない。
(廃棄)
第10条 保存期間が満了した保存文書は、総務課において関係課に合議し、企業長の決裁を経て廃棄するものとする。
2 保存期間が満了しない文書であっても、総務課長において保存の必要がないと認めたものは前項の手続を経て廃棄することができる。
(廃棄文書の処理)
第11条 保存文書を廃棄するときは、その年月日を保存簿冊原簿に記入し、保存文書中印形の移用のおそれがあるもの又は他人に見られることをさける必要があるものは、塗り消し、又は切り取って廃棄しなければならない。
(検査)
第12条 総務課長は、書庫の保管状況を常に検査しなければならない。
(火気の使用禁止)
第13条 何人も書庫内で喫煙し、又は火気を使用してはならない。
附則
この規程は、昭和44年10月1日から施行する。
附則(昭和62年11月28日規程第5号)
この規程は、昭和63年4月1日から施行する。
附則(平成3年5月30日規程第7号)
この規程は、公布の日から施行し、平成3年1月1日から適用する。
附則(平成9年3月13日規程第1号)抄
1 この規程は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月15日規程第1号)
この規程は、平成18年3月20日から施行する。
附則(平成19年3月16日規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月19日規程第5号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月17日規程第1号)抄
1 この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(令和5年2月28日規程第4号)
この規程は、令和5年3月1日から施行する。
別表(第3条関係)
文書保存年限基準表
第1種(永年保存)
1 企業団議会に関する文書で重要なもの
2 条例、規則、規程、告示等の原議及び関係書類
3 歴史の資料となるもの
4 国又は県の訓令、指令、例規、通達等の文書で重要なもの
5 職員の採用、人事異動、退職、人事考査等に関する文書
6 共済組合等に関する文書で重要なもの
7 表彰及びほう賞に関する文書
8 異議の申立て、訴願、訴訟及び和解に関する文書
9 調査、統計、報告、通知、申請等に関する文書で将来の例証となる特に重要なもの
10 企業長の事務引継書
11 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
12 固定資産の取得、管理及び処分に関する文書(設計図書、工事仕様書、精算書及び登記権利証書に限る。以下同じ。)で特に重要なもの
13 許可、認可、承認等に関する文書で重要なもの
14 契約書、協定書、陳情等で将来の例証となる特に重要なもの
15 事業の基本計画に関する文書
16 給水装置の新設、増設、改造又は撤去に関する文書で重要なもの
17 会計帳簿、原簿、台帳等で特に重要なもの
18 損失補償及び損害賠償に関する文書で重要なもの
19 その他永年保存の必要を認められるもの
第2種(10年保存)
1 企業団議会に関する文書
2 条例、規則、規程等の解釈、運用方針に関する文書
3 職員の人事に関する文書
4 職員の服務に関する文書で重要なもの
5 給与に関する文書で重要なもの
6 調査、統計、報告、通知、申請等に関する文書で重要なもの
7 職員事務引継書
8 予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの
9 料金その他公課に関する文書
10 備品の出納に関する文書で重要なもの
11 固定資産の取得、管理及び処分に関する文書で重要なもの
12 許可、認可、承認、取消し等に関する文書
13 契約書、協定書等で重要なもの
14 事業の計画及び実施に関する文書で重要なもの
15 給水装置の新設、増設、改造又は撤去に関する文書
16 会計帳簿、原簿、台帳等で重要なもの
17 損失補償、損害賠償に関する文書
18 重要な会議に関する文書
19 その他10年保存の必要を認められるもの
第3種(5年保存)
1 職員の服務に関する文書
2 給与等に関する文書
3 共済組合等に関する文書
4 調査、統計、報告、通知、申請、証明等に関する文書
5 予算、決算及び出納に関する文書
6 備消耗品及び材料に関する文書
7 固定資産の管理及び処分に関する文書
8 工事の執行に関する文書
9 契約、協定等に関する文書
10 事業の計画及び実施に関する文書
11 帳簿、台帳等
12 講習会、研修会等に関する文書
13 各協議会、諸会議に関する文書
14 その他5年保存の必要を認められるもの
第4種(1年保存)
1 諸記録、諸資料等で軽易なもの
2 通知、報告、申請、届出、照会、回答、許可等に関する軽易な文書
3 消耗品受払に関する特に軽易な文書
4 その他1年保存を必要とするもの
別記第1号様式 削除
第2号様式 削除
第3号様式 削除
第6号様式 削除
第8号様式 削除